1. Nuevo Código Procesal Laboral (Ley 2452 de 2025)
Desde el 6 de abril de 2026 entró en vigor el nuevo Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social expedido por el Senado de la República, una reforma que cambia la forma en que se gestionan y resuelven los conflictos laborales en Colombia. Esta norma reemplaza un modelo que llevaba cerca de 80 años vigente, con procesos más lentos y menos adaptados a la realidad actual, para dar paso a un sistema más ágil, digital y garantista.
Uno de los cambios más relevantes es la eliminación de los procesos de única instancia, lo que significa que ahora tanto trabajadores como empleadores pueden apelar las decisiones judiciales. Esto fortalece el control sobre las decisiones, pero también exige a las empresas una mayor preparación, ya que los procesos pueden ser más rigurosos y con mayor nivel de análisis.
Adicionalmente, el nuevo código introduce la posibilidad de solicitar medidas cautelares en cualquier momento del proceso, lo que implica que un trabajador puede pedir protección inmediata de sus derechos, incluso antes de que exista una decisión definitiva. En la práctica, esto puede traducirse en órdenes de pago o en medidas provisionales mientras el caso se resuelve, lo que aumenta el nivel de exposición de las empresas.
Otro aspecto clave es la digitalización de los procesos, que permite audiencias virtuales, manejo electrónico de expedientes y notificaciones digitales. Esto reduce tiempos, pero también obliga a las compañías a tener información organizada y disponible, ya que los márgenes de reacción son menores. A esto se suma un mayor rol del juez, quien ahora puede ordenar el reconocimiento de derechos como salarios o prestaciones incluso si no fueron solicitados expresamente, siempre que estén probados.
En conjunto, estos cambios implican que la gestión laboral ya no es solo operativa, sino también estratégica. Para las empresas, contar con soportes claros, documentación completa y procesos bien estructurados se vuelve fundamental, ya que cualquier inconsistencia puede tener consecuencias más rápidas y exigentes que antes.
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2. Reporte de Teletrabajadores al Ministerio de Trabajo
Con la expansión del trabajo remoto en los últimos años, muchas empresas adoptaron esquemas flexibles sin formalizar completamente estas modalidades. Frente a esto, el Ministerio de Trabajo ha reforzado la obligación de reportar a los trabajadores que prestan sus servicios bajo modalidades como teletrabajo autónomo, móvil, hibrido, transnacional y temporal o emergente con el fin de tener una trazabilidad clara sobre estas formas de vinculación.
Este reporte no es simplemente un requisito administrativo, sino una herramienta que permite identificar cómo, dónde y bajo qué condiciones se está desarrollando la relación laboral. En la práctica, implica que la empresa debe reconocer formalmente que un trabajador no está prestando sus servicios desde las instalaciones habituales, sino desde otro lugar, y que esa situación conlleva responsabilidades específicas.
Esto es especialmente relevante en temas de riesgos laborales y seguridad y salud en el trabajo. Aunque el trabajador se encuentre en su casa, la empresa sigue siendo responsable de las condiciones en las que se desarrolla su actividad. Por ejemplo, en caso de un accidente, las entidades pueden verificar si el trabajador estaba debidamente registrado bajo esa modalidad y si existía claridad sobre su entorno laboral.
Adicionalmente, este registro permite al Ministerio ejercer un mayor control sobre el cumplimiento de las normas laborales y detectar posibles inconsistencias entre la realidad operativa y la información reportada. Muchas empresas actualmente tienen colaboradores trabajando de manera remota, pero no cuentan con un registro formal actualizado, lo que genera riesgos en auditorías, investigaciones o procesos legales.
En este contexto, el reporte de teletrabajadores se convierte en un elemento clave de cumplimiento. Más allá de cumplir con la norma, implica alinear las áreas de recursos humanos, nómina y seguridad y salud en el trabajo, asegurando que la información refleje correctamente la realidad de la operación y que la empresa pueda responder adecuadamente ante cualquier requerimiento.
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3. Reconocimiento de incapacidades y procesos de PCL
En la gestión de incapacidades de largo plazo, uno de los principales retos para las empresas es entender en qué momento deja de ser responsabilidad de la EPS (Entidad Prestadora de Salud) y se traslada a la AFP (Administradora de Fondos de Pensiones), ya que esto impacta directamente el flujo de pagos y la recuperación de cartera.
De acuerdo con la normativa vigente, el reconocimiento económico de las incapacidades de origen común se distribuye de la siguiente manera: los primeros 2 días están a cargo del empleador, posteriormente, la EPS asume el pago desde el día 3 hasta el día 180, y a partir de ese punto, el caso entra en una fase más compleja en la que intervienen tanto la EPS como el fondo de pensiones.
Entre los días 181 y 540, el AFP hace el reconociendo de la incapacidad, posterior a ello pasa a las EPS siempre que exista un concepto favorable de rehabilitación. Sin embargo, durante este periodo ya debe haberse activado el proceso de calificación de pérdida de capacidad laboral (PCL), el cual es clave para definir si el trabajador tiene derecho a una pensión de invalidez o a otro tipo de prestación.
Si no existe el concepto favorable de rehabilitación a partir del día 541, la responsabilidad del reconocimiento económico puede trasladarse al fondo de pensiones (AFP), especialmente en aquellos casos en los que no ha sido posible la recuperación del trabajador. En este punto, el pago ya no se realiza a la empresa, sino directamente al trabajador, lo que cambia completamente la dinámica del proceso.
Este esquema se encuentra sustentado principalmente en el artículo 206 de la Ley 100 de 1993, el Decreto 780 de 2016 (Decreto Único del Sector Salud) y el Decreto 1333 de 2018, que regula el reconocimiento de incapacidades superiores a 540 días.
En la práctica, muchas empresas enfrentan dificultades porque estos tiempos no se cumplen de manera estricta. Es común encontrar casos en los que no existe claridad en el conteo de días acumulados, se presentan negaciones por inconsistencias o los procesos de calificación de PCL no avanzan oportunamente. Esto genera reprocesos, demoras en los pagos e incluso pérdidas económicas para la compañía.
Por esta razón, la gestión de incapacidades no debe limitarse a la radicación de documentos. Es fundamental realizar seguimiento continuo, validar la información reportada por las entidades y, en caso de inconsistencias o falta de respuesta, acudir a mecanismos formales como las PQR para obtener claridad y trazabilidad del caso.
En este contexto, entender el flujo de responsabilidades entre EPS y AFP no solo permite mejorar la gestión operativa, sino también anticipar riesgos y garantizar que tanto la empresa como el trabajador reciban el tratamiento adecuado dentro del sistema de seguridad social.
Ver Documento – Ley 100
Ver documento Decreto 780
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